ビジネスにおいて英語で謝罪メールを送るのは気を使うのではないでしょうか。
I am sorry for…は知っていても、ありきたりすぎて、本当に誠意が伝わるのか不安ですよね。そこで今回は英文の謝罪メールの例文のある英語サイトをいくつか紹介します。
英語で謝罪、ビジネスメールの書き方の参考になる例文があるサイト
英語の謝罪メールの例文を紹介したものは日本語のサイトでもいくつかあるのですが、なかには？と思うような例文を載せている場合もあったりします。
本当に自然な表現で謝罪したいのならば英語のサイトが一番です。
謝罪メールの書き方で英語のサイトを調べると、かなりカジュアルな例文なので驚くかもしれません。
しかし、アメリカではちょっとカジュアル感があるくらいで普通です。その辺の感覚は英語のサイトをみて感覚を掴むのが良いです。
とは言っても自分で英語のサイトを見つけるのは骨が折れますよね。
そこで、私が調べてみて一番良いと感じたサイトを2つ紹介します。あまり多すぎても混乱するので2つに絞りました。
お客様、取引先への英語の謝罪メール
お客様への謝罪メールの例文は以下のサイトに詳しくありました。
このリンクから辿って、Apology Email Templatesの章を読んでみてください。謝罪メールのテンプレートが10例ほどあります。各テンプレートの内容は、英語を読んでいくのも大変だと思うので、下のリストを参照にしてみてください。
ピッタリ当てはまるテンプレートが見つからなくても、各例文の中には謝罪に使える表現が満載です。
1. 間違った情報を送信してしまった場合の謝罪メール:Incorrect Information Apology Email Template
2. 質の悪いサービスに対する不満への(マネージャーからの)謝罪メール:Poor Service (Escalating To Management) Apology Email Template
3. 質の悪いサービスに対する謝罪メール:Bad Service Apology Email Template、 2と同じくサービスに不満足のお客様への謝罪メール。2のPoor Service (Escalating to…)ほどに深刻でない場合の例です。両者の違いを見比べるのも興味深いです。
4. メールがお客様に届かなかったことへの謝罪メール:Emails Not Delivered Apology Email Template
5. 購入して頂いた製品の不満への謝罪メール: Unsatisfactory Product Apology Email Template
6. アポイントメントをすっぽかしてしまった: Missed Appointment Apology Email Template
7. ネガティブなフィードバックのメールをもらった後での謝罪メール: Business Apology Email Template
8. サービスが気に入らなかった宿泊客への謝罪メール: Hotel Apology Email Template
9. 取引先へ欠陥品を納入してしまった: Defective B2B Products Apology Email Template
10. 自社の携帯用のゲームにバグが見つかった: Mobile Game Bug Apology Email Template
お客様への謝罪メールでは、お詫びの意を示すのと同時にギフトカードを添えたり、次回には割引するなど、具体的な行動で誠意を示すことが多いです。
アメリカ人はあまり謝りませんが、だからこそ謝る時は、完全に自分の非を認めた場合で、自分(達)に非がある以上それを償わなければならない、と考えるからです。
同僚、上司への英語の謝罪メール
同僚や上司への謝罪メールの例は以下のサイトにありました。
このリンクからたどって、Apology Templatesの 2. Apology letter to a boss (上司への謝罪メール)と 3. Apology letter to a colleague(同僚への謝罪メール)を参考にしてみてください。
個人的な経験で言うと、私は15年以上アメリカで働きましたが、上記のような長文の謝罪メールは書いたことがありません。
しかし、謝罪メールの内容を見ると、クライアントとの打ち合わせに遅れたり、会議のスピーチを遮ったりと、かなり「やっちゃった」感のある間違いに対する謝罪です。
文面から察すると、会議の方はかなり失礼なことを言ってしまったか、関係のない質問をし続けてすごい迷惑をかけたというところでしょう。
そのくらいの間違いを犯したなら、上記の長文の謝罪メールが必要なのもわかります。
このようなケースはあまりないでしょうが、文面の中にはその他の謝罪のケースでも使えるフレーズがたくさんあるので参考にできます。
Please accept my apology for~や、I want to apologize for~(どちらも「〜について謝罪させていただきたい」というニュアンス)や、I have no excuse for my behavior (言い訳のしようもありません)など、真剣に謝罪したい場合に使えるフレーズがあります。
英語での謝罪の意味
アメリカ人はあまり謝らないといいますが、これは本当です。
英語サイトで謝罪メールの書き方を調べると、大抵サイトの冒頭の部分で、「謝罪メールを書くのは難しい。なぜなら自分の過ちを認めなければならないから」と書かれてあります。
アメリカ人はいかに自分の過ちを認めたくないのかがわかります。逆に言えば、アメリカ人が謝罪メールを入れるのは、本当に自分の過ちを認めた時です。
日本人には「よくわからないけどとりあえず謝っておこう」という感覚がありますよね。これは、アメリカ人にはない感覚です。
そんなことはないわ、私はついつい謝っちゃうわよ。
わかったわかった、それは次の章で説明するね。
話を戻すと、謝罪のメールも本当にこちらに過失があると信じている場合にのみ送るのがよいでしょう。
やみくもに謝るのは適切ではありません。
多くの謝罪メールの英語サイトでは「Own Your mistake」と書いてあります。一旦謝ったなら、言い訳はしないでその責任を負う覚悟をしなさい、といことです。
さらに言えば、その過失の責任をとり、謝罪メールには解決策や、あるいはすでに解決に向けて動き出している旨も入れなさい、とあります。
アメリカにおいて謝るということは結構な覚悟をもって行うことなのです。
謝罪メールを送る前に、自分(我々)に過失があると本当に信じているか、を考えるべきでしょう。サイトによっては、あまり誤りすぎると、自信がないと思われ、舐められてしまう、とあります。
私はアメリカで16年ほど働きましたが、まず、皆謝りません。
例えば、自分の設計した部品が評価試験で不具合がおきても、すぐには謝りません。評価の仕方がまずかったのかもしれないし、試作の製造に問題があったかもしれない。設計に過失があるとは限らないからです。
謝る前に、問題が発生した事を上司に報告し、問題解決に向けて全力で行動をする、という感じでした。
このように、アメリカで謝る、というのは結構深刻に自分の過失を認めている場合です。
まぁ、そうは言っても軽いことならちょっと謝ったりはします。
Sorry to bother you (話の途中すいません)などの軽いSorryはそれなりに使うことはありますが、それでも日本での「すいません」よりは使用頻度は少ないです。
ネイティブでも謝りすぎないように気をつけている
前章でアメリカ人は「とりあえず謝っておく」という感覚はない、と言いましたが、ルーシーに聞くと少しはあるようです。
しかし、誤りすぎると舐められる、ということを知っているので気をつてけているとの事です。
ルーシーはアメリカ人で、金融系のマネージャーをしていますが、本当に自分の過失であることがわからない限り、謝らないように気をつけているといいます。
私が女性だからか、つい謝る癖がついているのよね。気をつけるようにしているわ。
例えば、コピー機を使っていて、同僚を待たせちゃっている時に、「Sorry, I will be done soon (ごめんなさい、すぐ終わるわ)」なんてつい癖で言っちゃうのよね。謝る必要なんか無いのに。
これは全くその通りで、私も就職したてはよく謝っていました。しかし、誤りすぎると舐められることが次第にわかってきました。責任を負わされて仕事が増えてしまうのです。
就職したての頃は、何か問題があると、とりあえず「自分のせいでは」と考えていました。アメリカ人の思考方法はこの逆で、何か問題があると、とりあえず「他人が何かやらかしたのでなないのか」と考えます。
そして原因究明して、自分の過失であることがわかった時に謝る、という感じです。いや、それでも謝りませんね、実は。
しかし、責任感はあるので、問題解決に積極的に動くようになります。自分のために起こった損失を取り戻そうと結構真面目に動きます。
最後までお読みいただきありがとうございました。コメントを残していただけると作者が喜びます。
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