催促の英語メール!丁寧〜強めの表現までをアメリカ人マネージャーが紹介

この記事では、英語での催促メールを１回目の催促メール文、２回目の催促メール文、そして３回目の催促メール文と３段階に分けて解説していきます。

ルーシー

業務で頻繁に使うフレーズパターンよ。しっかり覚えましょう。

なお、なぜ返信が来ないのか、その原因と対策の記事もあります。

催促の英語メール!丁寧〜強めの表現までのフレーズ

現役アメリカ人マネージャーが実際に使用している「メールの返信を催促したいときに使える英語フレーズ」は次のとおりです。

ルーシー

それでは詳しく解説しますね！

１回目: 丁寧に催促するメールフレーズ３選

まず１回目の催促メールに使用できるフレーズを3つご紹介します。

ポイントは威圧的にならず、丁寧な表現を心がけていることです。

英語にも当然丁寧な表現というものがありますので、気を付けましょう。

英語で丁寧に催促するフレーズ①

実際にルーシーが送信したメールは以下の通りです (名前は仮名)。

「I wanted to make sure you received my previous email」という英文には「前に送ったメールが届いているか、ちょっと確かめたいのだけど」というニュアンスがあります。

この表現を使う理由は、「返事をください」という直接的な表現を避けるためです。

しかし、これだけだと「メールは届きましたか？(届いているんだろう？早く返事をくれよ)」というニュアンスで伝わってしいます。

そこで、「And see if you have any questions or updates」を加えます。

このフレーズには「あるいはその件について何か質問、あるいは進捗がありますでしょうか。」というニュアンスの意味があります。

この表現を使うことで、「催促はしていません。あなたのペースで進めてもらって、もしかしたら進捗があるかな」という感じで、相手の都合を尊重しているニュアンスを表現できるのです。

ルーシー

まぁ、ここまで丁寧に言っても、普通は行間を読んで、「悪いけど、早く返事がほしいな」というふうに理解するけどね。

ゆずピザ

そうだよね。催促文としては丁寧でもあり、効果的でもあるね。

英語で丁寧に催促するメールフレーズ②

実際にルーシーが送信したメールは以下の通りです(名前は仮名)。

このフレーズは短くて覚えやすいので私はしょっちゅう使っていました。

「I wonder if」は「〜かどうか不思議に思う」という意味ですが、上記のような文脈では「〜でしょうか」という感じです。

ルーシー

「Below (下記の件)」とは、メールソフトの返信機能を使った場合に自動的に付けられる過去のメールでのやりとりのことよ。

返信ボタンを押すとこれから送るメールの文章の下に今までのやりとりが残りますよね。

それが「Below」です。

「返事はまだか」という直接表現を避け、「すでに作業にかかっているよね。出来上がったら知らせてね」というニュアンスになります。

ここでも、相手の都合を尊重しているニュアンスを表現しています。

英語で丁寧に催促するメールフレーズ③

実際にルーシーが送信したメールは以下の通りです（名前は仮名）。

このフレーズも短くて使いやすいです。

このまま覚えてもらって大丈夫です。「ただの確認だよ。進捗はどうかな」と尋ねるパターンです。

やはり、相手の都合を尊重していることをアピールしています。

ルーシー

フレーズ②「I wonder if you have any updates on the below」と伝えたい意味と、ニュアンスは同じよ。

バリエーションとして覚えておくよ良いです。

英語での１回目の催促メールで気をつけたいこととは？

返信の催促もまだ１回目なので、できるだけ柔らかい表現の英語を使い、相手を責めないようにします。

業務が忙しいと返事を送ることもつい忘れがちですが、彼らの事情もあるかと思います。

そこら辺を理解してあげる感じにするとよいですね。

２回目: それでも返事が来ない場合の催促メールフレーズ３選

こちらの依頼の優先順位が低かったりすると、１回目の催促では返事が来ないことはよくありますよね。

そんなときは、２回目の催促メールを送りますが、今度は少し表現を強くしていきます。

２回目の催促メールフレーズ①

実際にルーシーが送信したメールは以下の通りです（名前は仮名）。

催促も２回目なので少し表現をストレートに表現できる英語を使います。

「I haven’t received a response to my request」は「まだ依頼の返事をもらっていませんどうしたのですか？」というニュアンスで伝わります。

このままで終わると２回目としては少しきついかなと思います。

なので、和らげるために「I’m wondering if you need anything further from me to obtain the answer? 」を加えます。

意味は「依頼遂行のためになにかこちらからさらにする必要がありますか？」です。

これを加えることで「助けがいるなら手伝うよ」というニュアンスにしているのです。

２回目の催促メールフレーズ②

実際にルーシーが送信したメールは以下の通りです（名前は仮名）。

「Just following up again on my previous emails」には「もう一度進捗確認をいたします」というニュアンスの意味があります。

ここでは表現を和らげています。

ところが後半の部分では「I’m hoping to hear back soon(早めに返事をくれたらいいのだけど)」と、少し相手をせかす表現を使っています。

それでも「I’m hoping」を使って丁寧さを心がけているのです。

次の「As the client is waiting for me to get back to them (顧客が私の返事を待っているので)」というふうに返事がほしい理由も付け加えていますね。

ルーシー

この、返信してほしい理由を加えるのには、隠れた意味があるのよ。

実は、催促メールに返信を急ぐ理由を書き出したらそれは、送信者が多少イラついていることを意味していることがあります。

イライラが大きいほど、この理由の部分が、長ったらしく、かつ詳細になります。

ルーシー

詳しくは、次の章、催促３回目の最後の例文を見てね。

２回目の催促メールフレーズ③

実際にルーシーが送信したメールは以下の通りです(名前は仮名）。

「Checking back」は「Just following up」とこの文脈では同じニュアンスの意味と考えて良いでしょう。

「進捗を確認したいのですが」というニュアンスの意味があります。

「Emails」と複数形なのは最初の依頼のメールと１回目の催促のメールの２通だからですね。

「I really need to hear back from you」は「本当にあなたからの返信が必要です。返信がないと困ります」という感じのニュアンスを伝える英文です。

「So that I can move forward with the next step on the project 」には「プロジェクトを次のステップに進めるために」というニュアンスの意味があります。

これもフレーズ②と同じく、返信が必要な理由を説明して、こちらが少しイライラしていることの表現となっています。

英語での２回目の催促メールで気をつけたいこととは？

メールでの催促も２回目になるので、１回目よりはストレートな表現を使用します。

フレーズ②や、フレーズ③で見られるように、簡単な理由を説明する英文を添えると相手に少しプレッシャーを与えることができるはずです。

３回目: 強めの表現の催促メールフレーズ３選

２回催促しても返事がないときは３回目の催促メールを出します。

３回目の催促メールでは、より強い表現を使って、こちらの本気度を見せます。

３回目の催促メールフレーズ①

実際にルーシーが送信したメールは以下の通りです（名前は仮名）。

3回目の催促で初めて直接的表現、「Please respond as soon as possible」が出てきましたね。

意味は「すぐに返事をくれるようお願いします」です。

「Please」がついていますが、これが曲者で、状況によっては、「たのむから、返事をしてくれよ」というニュアンスになることがあります。

ゆずピザ

一度、ドイツに出張に行ったとき、同僚と行ったレストランのウェイトレスさんに「Could you please tell me why did you come to this town? (一体全体どうしてこの街に来たのかたのむから教えてくれる？)」と質問されて一同茫然となったことがあったよ。

今にして思うと、本人は「Could you~」だし、「Please」も使っているし丁寧な表現だと思ったんだろうね。

というように「Please」を入れると強い要求になることがあるので気を付けましょう。

３回目の催促メールフレーズ②

実際にルーシーが送信したメールは以下の通りです（名前は仮名）。

「On the below」は返信メールに自動的についてくる過去のやりとりです。

メールソフトの返信機能を使って返信すると、過去のやりとりが新しいメッセージの下に残りますよね。そのことです。

３回目のリクエストであることを告げて、「何度もリクエストしています（なぜ返信してくれないのですか）」というニュアンスになっています。

「What is delaying your reply（何が返信を送らせているのですか）」はビジネスシーンとしてはかなり強い表現と言えるでしょう。

３回目の催促メールフレーズ③

以下は実際にルーシーが送信したメールではありませんが、これに相当する強い表現のメールは数回送信したことがあるそうです。

「ASAP」は「As soon as possible」の略で、「早急に」という意味ですね。

発音は「エィサップ」に近いです。音声データでご確認ください。

強い表現を感情的にならずに催促するには文章のこれくらいの長さが必要です。

この表現はプロフェッショナルかつ非常に強い催促です。

これはかなりきつい表現です。

２回目の催促メールの章で説明した通り、アメリカ人はイライラを表現するために、返信が必要な理由をを長文にして、詳細に説明することがあるのです。

ルーシー

感情的なことを書くのはプロフェッショナルではないので、理由を冷静に説明することでフラストレーションを表現するのよね。「あなたが返信しないせいでひどいことになります」というニュアンスを伝えることができるわ。

上記のように書けばあなたのフラストレーションを十分に読み取ってくれるはずです。

催促３回目のメールのコツとは？

催促も３回目なのでよりストレートな表現を使用しても良いでしょう。いくら待っても返事が来ないけど、どうしたの、というニュアンスを出します。

最後の例文のように理由の部分を長く、詳しく書くと、非常に強い表現になります。

まとめ

以上、依頼メールを出したのに返信がこない場合の催促メールのフレーズを３段階にわけて紹介しました。

アメリカでは上下関係のない同僚に依頼をするのは気を使いますよね。ぜひここで紹介した例文を参考に、催促のメールを書いてみてください。幸運を祈ります。

最後に要点を以下にまとめてみました。

ここまでやっても返信メールが来ない場合は、なにか原因があるのかもしれません。その場合は、返信メールが来ない理由とその対策の記事を参考にしてみてください。

なぜ英語メールに返信が来ないのか、その対策とは？

英語のメールで依頼をしたのだが返事か来ないことって、結構よくあることですよね。本記事では英語のメールの返信が来ない理由を5つ挙げ、対策案も載せました。是非参考にしてみてください。

fourhourdrive.com

2021.03.31

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